B2B Marketing- und Vertriebsunterstützung
XRMS ist ein schlankes, sehr stabiles Open Source CRM-System mit dem Schwerpunkt Kundenbeziehungsmanagement. Es bietet weniger Module als vergleichbare Systeme, die enthaltenen Module bieten dafür umfassende Funktionalitäten für Marketing und Vertrieb. Die enthaltenen Plugins erweitern die Funktionalität und über die durchdachte Pluginschnittstelle kommuniziert XRMS mit vorhandenen Systemen oder lässt sich individuell erweitern.
XRMS Philosophie: weniger ist mehr
Es gibt für jeden Einsatzbereich im Unternehmen spezialisierte Software. ERP, Warenwirtschaft, Dokumentenmanagement, CRM etc. XRMS übernimmt den Part CRM und erfindet in den anderen Bereichen das Rad nicht neu. Stattdessen werden die spezialisierten Systeme, die in den meisten Unternehmen bereits eingesetzt werden integriert, und alle kundenrelevanten Daten den entsprechenden Einträgen im CRM zugeordnet.
Hierdurch entsteht ein in der Grundkonfiguration sehr schlankes System, das mit hoher Geschwindigkeit, geringen Ressourcenanforderungen und einem klar strukturierten Datenmodell punkten kann. Custom Fields - Benutzerdefinierbare Felder – lassen sich zur Erweiterung des Systems definieren und Firmen, Ansprechpartnern oder Verkaufspotentialen zuordnen. Wer seine Daten aus dem vorhandenen ERP-System im CRM bei den Kunden sehen möchte, kann diese mit wenigen Zeilen Code über ein Plugin integrieren.
Die Firma des Kunden steht im Mittelpunkt
XRMS ist als reines B2B-System ausgelegt. Im gesamten CRM steht die Firma des Kunden im Mittelpunkt, und alle weiteren Daten beziehen sich auf diese Firma. An oberster Stelle betrifft das Ansprechpartner oder Kontakte im Unternehmen, die bei Bedarf einzelnen Abteilungen zugeordnet werden können. Verkaufschancen und Vorgänge wie z.B. Tickets, Feature Requests oder einfache Projekte können wiederum den einzelnen Ansprechpartnern zugeordnet werden.
Aktionen bilden die Kundenhistorie
Überall im System lassen sich so genannte Aktionen anlegen. Diese kundenbezogenen Aktivitäten bilden in XRMS standardmässig Telefonanrufe, e-Mails, Faxe, Briefe, Meetings, ToDos oder auch interne Prozesse ab und können für Firmen, Ansprechpartner, Chancen, Vorgänge und Kampagnen angelegt werden. Durch die hierarchische Struktur von XRMS erscheinen z.B. die Aktivitäten einer Chance auch in der Übersicht des übergeordneten Ansprechpartners und der übergeordneten Firma. Somit erhält man auf der Firmen-Seite einen Überblick aller aktuellen Chancen, Vorgänge und Aktionen. Bei einer konsequente Nutzung dieser Möglichkeiten entsteht eine durchgängige Historie und umfassende Sicht des Kunden, die es dem Nutzer ermöglicht auf die Bedürfnisse seines Klientels individuell einzugehen.
Reporting für Planung und Monitoring
Der gewonnene Datenbestand kann über die in XRMS integrierten Diagramme und Berichte ausgewertet, und zur Überwachung und Planung der Marketing- und Vertriebsaktivitäten herangezogen werden.
Alle Informationen auf einen Blick
XRMS ist ein webbasiertes CRM-System, d.h. Die Bedienung erfolgt ausschliesslich über den Browser. Bei der Konzeption der Oberfläche standen der tägliche Einsatz und die schnelle Benutzung im Vordergrund. Aus diesem Grund wirken die Detailseiten der Firmen- und Kontaktseiten auf den ersten Blick etwas überladen. Spätestens beim Telefonat mit dem Kunden freut man sich über den Gesamtüberblick.
Die Module sind alle nach demselben Schema aufgebaut: Es gibt eine Suchseite mit einer Listenansicht der gefundenen Objekte. Durch den Klick auf eines dieser Objekte gelangt man auf die Detailansicht, die zugehörigen Aktionen, und in der Seitenleiste Informationen über verknüpfte Objekte anzeigt und die Möglichkeit bietet, mit einem Klick neue Objekte zu verknüpfen. Listenansichten in XRMS lassen sich sortieren, gruppieren oder direkt nach CSV exportieren. Aus einigen Listen kann man auch direkt Mailings starten.
Das in der Standardinstallation grau in grau gehaltene Layout lässt sich im Punkt Einstellungen umschalten. Alternativ lässt sich durch die Anpassung einer CSS-Datei das gesamte Layout von XRMS an individuelle Vorstellungen anpassen.
XRMS Installation
Die Installation von XRMS gestaltet sich nicht so leicht, wie man das von anderen Systemen unterdessen gewöhnt ist.
Voraussetzung für die Installation ist ein Webserver mit PHP-Unterstützung und nach Möglichkeit MySQL als Datenbank. PEAR [1] muss installiert sein und die PHP-Konfigurationsvariable register_globals muss auf „off“ stehen.
Download:
Auf der XRMS-Homepage unter [2] steht aktuell nur ein komprimiertes Installationspaket von Juli 2006 zum Download, dass bei weitem nicht dem aktuellen Entwicklungsstand entspricht. In den Foren empfehlen die Entwickler regelmäßig, auf die aktuelle Entwicklungsversion im CVS zurückzugreifen. Wer also die aktuelle Version aus dem CVS installieren möchte braucht einen Shell-Zugriff zum Server und zumindest Grundkenntnisse auf der Unix-Kommandozeile. Um diese Prozedur zu vereinfachen stellt visual4 unter [3] das ISO-Image einer Linux-CD inklusive XRMS oder komprimierte XRMS-Installationspakete zum Download zur Verfügung. Diese beiden Downloads basieren auf einer regelmäßig aktualisierten CVS-Version und sind für den deutschen Sprachraum eingestellt.
Konfiguration:
Sobald die Dateien auf dem Server sind, muss die Datei include-locations.inc im Hauptverzeichnis der Installation angepasst werden. Die Variable $include_directory muss den absoluten Pfad zum „include“ Verzeichnis Ihrer XRMS-Installation beinhalten. Innerhalb dieses include-Verzeichnisses müssen in der Datei vars.php noch die Zugangsdaten zur Datenbank und zwei Pfade unter denen XRMS zu finden sein wird konfiguriert werden. Die Datenbank, die in der Variable $xrms_db_dbname eingetragen wird muss existieren, um anschliessend mit dem Skript ihr-server.de/xrms/install/install.php die Datenstruktur anzulegen. Anschliessend kann man sich mit user1/user1 zum ersten Mal am System anmelden.
Pluginverwaltung über die Administration
Das Basissystem von XRMS bringt bereits einige Plugins mit, die über die Administrationsoberfläche aktiviert und teilweise auch konfiguriert werden können. Auf der Projektwebseite finden sich weitere Plugins, bei manchen muss man allerdings Konfigurationsdateien bearbeiten, um Einstellungen an die lokalen Gegebenheiten anzupassen oder auch zusätzlich benötigte Komponenten installieren.
Das wohl universellste Plugin ist custom_fields. Mit seiner Hilfe lassen sich in der Administrationsoberfläche Gruppen von neuen Feldern definieren, die als neue CRM-Objekte Daten direkt bei den Firmen, Ansprechpartnern oder Chancen speichern können. Bei einem Hostinganbieter wäre hier beispielsweise die Verwaltung der Serverdaten für jeden Kunden möglich, bei einer Autowerkstatt die Kundenfahrzeuge und zugehörige Daten.
Einige weitere Plugins:
in wenigen Zeilen Code zur eigenen Erweiterung
XRMS lässt sich über die integrierte Pluginschnittstelle mit nur wenigen Zeilen Code erweitern. Das mitgelieferte Demo-Plugin bildet hierfür eine gute Ausgangsbasis. Innerhalb des Layouts gibt es verschiedene sogenannte Plugin-Hooks, die über entsprechende Funktionen mit eigenen Inhalten gefüllt werden können.
So lässt sich beispielsweise eine externe Rechnungsdatenbank integrieren, die unter einem eigenen Menüpunkt alle Rechnungen, und in der Seitenleiste der einzelnen Firmen die auf diesen Kunden bezogenen Rechnungen auflistet.
Fazit
wer auf eine gewachsene IT-Landschaft im Unternehmen zurückgreifen kann und nicht bereit ist, in einem Rundumschlag vorhandene Groupware, Projektmanagement- und ERP-Anwendungen durch ein CRM-System zu ersetzen (oder alternativ 50% der CRM-Module zu deaktivieren) sondern stattdessen vorhandene Daten in das CRM integrieren möchte, sollte XRMS auf jeden Fall in die engere Wahl ziehen. Ohne Anpassungen beschränken sich die Funktionalitäten zwar primär auf Marketing und Vertrieb, bei einer ernsthaft betriebenen CRM-Einführung wird man aber generell nur in den seltensten Fällen um eine Personalisierung herum kommen. Und in genau diesen Bereichen liegen wiederum die Stärken von XRMS. Die integrierte Workflow-Engine, die flexible Zugriffs- und Rechteverwaltung und die einfache Erweiterbarkeit bilden eine sehr gute Basis, selbst für die Realisierung größerer Projekte.
Weiterführende Links:
[1] http://pear.php.net
[2] http://xrms.sourceforge.net
[3] http://visual4.de/xrms
[4] http://owl.sourceforge.net/
[5] http://www.asterisk.org/
XRMS Philosophie: weniger ist mehr
Es gibt für jeden Einsatzbereich im Unternehmen spezialisierte Software. ERP, Warenwirtschaft, Dokumentenmanagement, CRM etc. XRMS übernimmt den Part CRM und erfindet in den anderen Bereichen das Rad nicht neu. Stattdessen werden die spezialisierten Systeme, die in den meisten Unternehmen bereits eingesetzt werden integriert, und alle kundenrelevanten Daten den entsprechenden Einträgen im CRM zugeordnet.
Hierdurch entsteht ein in der Grundkonfiguration sehr schlankes System, das mit hoher Geschwindigkeit, geringen Ressourcenanforderungen und einem klar strukturierten Datenmodell punkten kann. Custom Fields - Benutzerdefinierbare Felder – lassen sich zur Erweiterung des Systems definieren und Firmen, Ansprechpartnern oder Verkaufspotentialen zuordnen. Wer seine Daten aus dem vorhandenen ERP-System im CRM bei den Kunden sehen möchte, kann diese mit wenigen Zeilen Code über ein Plugin integrieren.
Die Firma des Kunden steht im Mittelpunkt
XRMS ist als reines B2B-System ausgelegt. Im gesamten CRM steht die Firma des Kunden im Mittelpunkt, und alle weiteren Daten beziehen sich auf diese Firma. An oberster Stelle betrifft das Ansprechpartner oder Kontakte im Unternehmen, die bei Bedarf einzelnen Abteilungen zugeordnet werden können. Verkaufschancen und Vorgänge wie z.B. Tickets, Feature Requests oder einfache Projekte können wiederum den einzelnen Ansprechpartnern zugeordnet werden.
Aktionen bilden die Kundenhistorie
Überall im System lassen sich so genannte Aktionen anlegen. Diese kundenbezogenen Aktivitäten bilden in XRMS standardmässig Telefonanrufe, e-Mails, Faxe, Briefe, Meetings, ToDos oder auch interne Prozesse ab und können für Firmen, Ansprechpartner, Chancen, Vorgänge und Kampagnen angelegt werden. Durch die hierarchische Struktur von XRMS erscheinen z.B. die Aktivitäten einer Chance auch in der Übersicht des übergeordneten Ansprechpartners und der übergeordneten Firma. Somit erhält man auf der Firmen-Seite einen Überblick aller aktuellen Chancen, Vorgänge und Aktionen. Bei einer konsequente Nutzung dieser Möglichkeiten entsteht eine durchgängige Historie und umfassende Sicht des Kunden, die es dem Nutzer ermöglicht auf die Bedürfnisse seines Klientels individuell einzugehen.
Reporting für Planung und Monitoring
Der gewonnene Datenbestand kann über die in XRMS integrierten Diagramme und Berichte ausgewertet, und zur Überwachung und Planung der Marketing- und Vertriebsaktivitäten herangezogen werden.
Alle Informationen auf einen Blick
XRMS ist ein webbasiertes CRM-System, d.h. Die Bedienung erfolgt ausschliesslich über den Browser. Bei der Konzeption der Oberfläche standen der tägliche Einsatz und die schnelle Benutzung im Vordergrund. Aus diesem Grund wirken die Detailseiten der Firmen- und Kontaktseiten auf den ersten Blick etwas überladen. Spätestens beim Telefonat mit dem Kunden freut man sich über den Gesamtüberblick.
Die Module sind alle nach demselben Schema aufgebaut: Es gibt eine Suchseite mit einer Listenansicht der gefundenen Objekte. Durch den Klick auf eines dieser Objekte gelangt man auf die Detailansicht, die zugehörigen Aktionen, und in der Seitenleiste Informationen über verknüpfte Objekte anzeigt und die Möglichkeit bietet, mit einem Klick neue Objekte zu verknüpfen. Listenansichten in XRMS lassen sich sortieren, gruppieren oder direkt nach CSV exportieren. Aus einigen Listen kann man auch direkt Mailings starten.
Das in der Standardinstallation grau in grau gehaltene Layout lässt sich im Punkt Einstellungen umschalten. Alternativ lässt sich durch die Anpassung einer CSS-Datei das gesamte Layout von XRMS an individuelle Vorstellungen anpassen.
XRMS Installation
Die Installation von XRMS gestaltet sich nicht so leicht, wie man das von anderen Systemen unterdessen gewöhnt ist.
Voraussetzung für die Installation ist ein Webserver mit PHP-Unterstützung und nach Möglichkeit MySQL als Datenbank. PEAR [1] muss installiert sein und die PHP-Konfigurationsvariable register_globals muss auf „off“ stehen.
Download:
Auf der XRMS-Homepage unter [2] steht aktuell nur ein komprimiertes Installationspaket von Juli 2006 zum Download, dass bei weitem nicht dem aktuellen Entwicklungsstand entspricht. In den Foren empfehlen die Entwickler regelmäßig, auf die aktuelle Entwicklungsversion im CVS zurückzugreifen. Wer also die aktuelle Version aus dem CVS installieren möchte braucht einen Shell-Zugriff zum Server und zumindest Grundkenntnisse auf der Unix-Kommandozeile. Um diese Prozedur zu vereinfachen stellt visual4 unter [3] das ISO-Image einer Linux-CD inklusive XRMS oder komprimierte XRMS-Installationspakete zum Download zur Verfügung. Diese beiden Downloads basieren auf einer regelmäßig aktualisierten CVS-Version und sind für den deutschen Sprachraum eingestellt.
Konfiguration:
Sobald die Dateien auf dem Server sind, muss die Datei include-locations.inc im Hauptverzeichnis der Installation angepasst werden. Die Variable $include_directory muss den absoluten Pfad zum „include“ Verzeichnis Ihrer XRMS-Installation beinhalten. Innerhalb dieses include-Verzeichnisses müssen in der Datei vars.php noch die Zugangsdaten zur Datenbank und zwei Pfade unter denen XRMS zu finden sein wird konfiguriert werden. Die Datenbank, die in der Variable $xrms_db_dbname eingetragen wird muss existieren, um anschliessend mit dem Skript ihr-server.de/xrms/install/install.php die Datenstruktur anzulegen. Anschliessend kann man sich mit user1/user1 zum ersten Mal am System anmelden.
Pluginverwaltung über die Administration
Das Basissystem von XRMS bringt bereits einige Plugins mit, die über die Administrationsoberfläche aktiviert und teilweise auch konfiguriert werden können. Auf der Projektwebseite finden sich weitere Plugins, bei manchen muss man allerdings Konfigurationsdateien bearbeiten, um Einstellungen an die lokalen Gegebenheiten anzupassen oder auch zusätzlich benötigte Komponenten installieren.
Das wohl universellste Plugin ist custom_fields. Mit seiner Hilfe lassen sich in der Administrationsoberfläche Gruppen von neuen Feldern definieren, die als neue CRM-Objekte Daten direkt bei den Firmen, Ansprechpartnern oder Chancen speichern können. Bei einem Hostinganbieter wäre hier beispielsweise die Verwaltung der Serverdaten für jeden Kunden möglich, bei einer Autowerkstatt die Kundenfahrzeuge und zugehörige Daten.
Einige weitere Plugins:
- OWL: Fügt umfangreiches Dokumentenmanagement incl. Inhaltssuche hinzu. Separate OWL-Installation erforderlich [4].
- CTI: Bindet die Open Source CTI-Lösung Asterisk für eingehende und ausgehende Anrufe in XRMS ein. Separate Asterisk-Installation notwendig [5].
- Case_Hours: Zeiterfassung im Vorgänge Modul. Aktivierung über Administrationsoberfläche.
- Tavi: Wiki als Knowledgebase. Separate Tavi-Installation nötig [6].
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in wenigen Zeilen Code zur eigenen Erweiterung
XRMS lässt sich über die integrierte Pluginschnittstelle mit nur wenigen Zeilen Code erweitern. Das mitgelieferte Demo-Plugin bildet hierfür eine gute Ausgangsbasis. Innerhalb des Layouts gibt es verschiedene sogenannte Plugin-Hooks, die über entsprechende Funktionen mit eigenen Inhalten gefüllt werden können.
So lässt sich beispielsweise eine externe Rechnungsdatenbank integrieren, die unter einem eigenen Menüpunkt alle Rechnungen, und in der Seitenleiste der einzelnen Firmen die auf diesen Kunden bezogenen Rechnungen auflistet.
Fazit
wer auf eine gewachsene IT-Landschaft im Unternehmen zurückgreifen kann und nicht bereit ist, in einem Rundumschlag vorhandene Groupware, Projektmanagement- und ERP-Anwendungen durch ein CRM-System zu ersetzen (oder alternativ 50% der CRM-Module zu deaktivieren) sondern stattdessen vorhandene Daten in das CRM integrieren möchte, sollte XRMS auf jeden Fall in die engere Wahl ziehen. Ohne Anpassungen beschränken sich die Funktionalitäten zwar primär auf Marketing und Vertrieb, bei einer ernsthaft betriebenen CRM-Einführung wird man aber generell nur in den seltensten Fällen um eine Personalisierung herum kommen. Und in genau diesen Bereichen liegen wiederum die Stärken von XRMS. Die integrierte Workflow-Engine, die flexible Zugriffs- und Rechteverwaltung und die einfache Erweiterbarkeit bilden eine sehr gute Basis, selbst für die Realisierung größerer Projekte.
Weiterführende Links:
[1] http://pear.php.net
[2] http://xrms.sourceforge.net
[3] http://visual4.de/xrms
[4] http://owl.sourceforge.net/
[5] http://www.asterisk.org/
