Bei dem Projekt SMMART (System for Mobile Maintenance Accessible in Real-Time) handelt es sich um ein von der Europäischen Union gefördertes Forschungsprojekt mit 27 Partnern aus Forschung und Industrie.

Die Laufzeit des Projektes beträgt 36 Monate, das Budget ca. 25 Mill. Euro. Etwa 120 Personen sind aktiv an der Arbeit im Projekt beteiligt. Es handelt sich außerdem um ein internationales Projekt: Die Projektpartner kommen aus zehn verschiedene EU-Ländern. Als gemeinsame Projektsprache wurde daher Englisch gewählt. Das Ziel des Projekts ist die Entwicklung eines sensorgestützten Wartungsinformationssystems für mobile Flotten (Hubschrauber, LKWs etc.), das wartungsrelevante Daten via Satellit in Echtzeit stationär und mobil zur Verfügung stellt.

Konzeption und Implementierung einer Online-Kolaborationsplattform auf der Basis von Open-Source Systemen. Anhand einer vorausgehenden Studie wurden mögliche Systeme Evaluiert und Schwerpunkte festgelegt. Plattform zur internationalen Zusammenarbeit im Rahmen eines EU-Projekts. Der Einsatz der Kollaborationsplattform soll die Kommunikation, Projektplanung und -ausführung erheblich vereinfachen. Schwerpunktmäßig soll die Plattform den Austausch von Dokumenten und Dateien verschiedenster Art unterstützen.

Die Vorgehensweise zur Spezifikation, Auswahl und Einführung einer Kollaborationsplattform basiert im Wesentlichen auf folgenden Schritten:

• Pflichtenheft mit einer Projektbeschreibung der funktionalen-, technischen- und den Nutzungsanforderungen
• Plattformauswahl anhand einem Vergleich mit Prüfung der technischen Voraussetzungen und Anpassungen an die IT Umgebung
• Inbetriebnahme mit Installation, Rollendefinition und Testphase vor der Inbetriebnahmne
  

Da die Teilnehmer aus unterschiedlichen Unternehmen und Ländern kommen, spielte die Einbindung der Nutzer in die Vorbereitung und Auswahl der Kollaborationsplattform eine wesentliche Rolle für deren Akzeptanz. Um diese Einbindung zu erreichen, wurde eine internetbasierte Umfrage mit Hilfe eines Fragebogens zu den gewünschten Funktionalitäten der Kollaborationsplattform sowie den IT-technischen Hintergründen der Teilnehmer des Projekts durchgeführt. Als wichtiger Partner wurde auch der Projektkoordinator gezielt in die Vor-bereitung mit einbezogen. Hierdurch konnten die gewünschten Funktionalitäten identifiziert und in einem zweiten Schritt mit den möglichen Lösungen und dem zur Verfügung stehenden Budget abgeglichen werden.

Die Umfrage unter den Nutzern ergab zu-nächst, dass die überwältigende Zahl der Befragten (93%) mit Windows vertraut ist. Daraus ergibt sich, dass eine windowsähnliche Benutzeroberfläche den meisten Nutzern vertraut wäre und ein rasches Einarbeiten ermöglichen würde. In funktionaler Hinsicht wurden zwei Werkzeuge von den Befragten als am bedeutendsten eingestuft: Dies war erstens eine Kalenderfunktion, welche die Terminabstimmung zwischen den Projektteilnehmern aus unterschiedlichen Ländern deutlich vereinfacht. Zweitens wünschten die Nutzer ein Dokumentenmanagementsystem. Nach der Analyse dieser und weiterer Anforderungen kamen zwei Lösungen in die engere Auswahl: Plone und PHProjekt. Bei der Endauswahl zwischen diesen Lösungen spielte vor allem die Notwendigkeit einer Funktionalität zur Projektplanung und -Nachverfolgung die entscheidende Rolle. Da diese Funktionalität zum Zeitpunkt der Auswahl für PHProjekt am ehesten den Anforderungen entsprach, fiel die Wahl auf diese Lösung. Die Funktionalitäten von PHProjekt wurden durch die Integration eines projektinternen Wikis sowie eines Moduls zum Risikomanagement ergänzt.

In einer ersten Einführungsphase wurde die Kollaborationsplattform dem Projektmanagement-Komitee zur Verfügung gestellt. Hierbei erwies sich das Modul zum Webbasierten Risikomanagement als nicht praktikabel und wurde wieder aus der Plattform entfernt. Hingegen wurde die Dokumentenablage der Kollaborationsplattform um die Bewertung von Dokumenten in Form eines Workflows ergänzt. Schon während des Testbetriebs war es anderen Projektpartnern möglich, die Plattform aktiv zu nutzen. Hierdurch konnte eine schnellstmögliche Einführung gesichert werden.

• Kontaktmanagement: Kontakte aller Projektpartner mit gesonderter Anzeigefunktion von Unterprojektleitern
• Dokumentenmanagement: Dokumentenablage mit integriertem Workflow zur Bewertung von Ergebnisdokumenten durch das Projektmanagement Komitee
  

• Projektmanagement: Beschreibung und Verfolgung von Unter-projekten mit Visualisierungsmöglichkeit als Gantt-Chart
  

• Kalender: Speicherung und Kommunikation projektbe-zogener Termine
  

• Umfrage: Einfache Abfragemöglichkeit gegenüber den Projektteilnehmern

• Wiki: Projektbezogene »Wissensdatenbank« für verschiedenste Inhalte