Vertrieb und Marketing in XRMS CRM gliedern sich in folgende Module und Funktionen:

• Leadverwaltung
• Kampagnen
• Serienbrief
• E-Mailings
• Chancen
• Workflow, Sales Automation

Die Leads werden bei XRMS über den Status der Firma definiert und nicht gesondert gespeichert. Eine Übersicht der aktuellen Leads kann über eine Filterung nach dem Status generiert werden. Die Verwaltung und Erstellung der Kontakte ist auf B2B (Business To Business) ausgerichtet und optimiert. Personenkontakte werden im Regelfall einer Firma zugeordnet.

In der XRMS-Kampagnenübersicht kann durch eine Filterung direkt die gewünschte Kampagne ausgewählt oder eine Liste aller Suchergebnisse generiert werden. Neue Kampagnen können einfach angelegt und koordiniert werden. In der Sidebar werden die zuletzt angesehenen Kampagnen aufgelistet. Die Auswahl der Kampagne führt zur Detailansicht. In der Detailansicht können alle Parameter wie z.B. Titel, Typ, Status, Kosten, Zeitraum sowie die erforderlichen Aktivitäten definiert und modifiziert werden. Die Kampagnen werden ebenfalls bei verknüpften Firmen in der Sidebar angezeigt. Zu einer Auswahl von Firmen oder Kontakten kann eine neue Kampagne erstellt werden. Eine nachträgliche Bearbeitung der zugeordneten Kontakte ist nur bedingt möglich.

In XRMS gestaltet sich die Suche nach Adressdaten äußerst komfortabel. Über eine umfangreiche Suchmaske können gesuchte Adressen präzise eingegrenzt werden. Die Treffer anhand der Suchkriterien werden anschließend in einer Tabelle ausgegeben, deren Spalten sich beliebig anordnen lassen. Suchanfragen können bei Bedarf auch gespeichert werden und jederzeit wieder aus der Drop-Down-Liste „Gespeicherte Suchvorlagen“ aufgerufen und geändert werden. Außerdem merkt sich das System die letzte Sucheingabe, auch wenn man zwischenzeitlich das Modul verlässt. Alle Suchergebnisse lassen sich als CSV-Datei exportieren.

Die Empfänger für eine Serien-E-Mail können in XRMS über die Suchkriterien bei Kontakten, Firmen, Kampagnen, Aktionen, Chancen, Vorgängen und Projekten ermittelt werden. Die Serien-E-Mail kann daraufhin mit wenigen Schritten an die ausgewählten Personen gesendet werden. Es werden diverse Vorlagen angeboten. Auch eine selbst verfasste E-Mail kann als Vorlage gespeichert werden. Eine persönliche Ansprache der Empfänger kann direkt bei der Bearbeitung der E-Mail vorgenommen werden. In einem weiteren Schritt können die Empfänger noch mal überprüft werden. Bei langen Empfängerlisten erweisen sich Optionen wie „Alle auswählen“, „Keine auswählen“ oder „Auswahl umkehren“ als äußerst praktisch. Abschließend kann die Serien-E-Mail versendet werden.

XRMS bietet eine übersichtliche Zusammenstellung aller Chancen mit einer umfangreichen Suche und einer Sortierung nach Titel, Wahrscheinlichkeit, Größe, Fälligkeit, Kunde und Status. Unterhalb der Suchergebnisse wird direkt die Summe der zu erwartenden Chancengrößen und Gewichtung angezeigt. Zu den Chancen können eine Vielzahl von Aktivitäten wie z.B. Meetings, Anrufe, Briefe etc. definiert und terminiert werden. Des Weiteren lassen sich bei XRMS firmenspezifische Workflows definieren. Beim Bearbeiten eines Workflows oder beim Anlegen einer neuen Aktivität zu einer Chance lässt sich bei Bedarf die Chancenwahrscheinlichkeit direkt aktualisieren. Dadurch kann ein maximaler Grad an Aktualität erreicht werden.

In XRMS lassen sich individuelle Workflows über die Administration konfigurieren. So lässt sich z.B. ein Verkaufsprozess auf einzelne Aktivitäten einer Chance abbilden und beim Erreichen des Status „Abgeschlossen / Gewonnen“ ein neuer Vorgang erzeugen, der den Prozess im Servicebereich fortführt.