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Briefing

Im Rahmen des Briefings wurden die Ziele von M2M Consulting klar formuliert. Die bestehende Lösung für das Veranstaltungsmanagement sollte neben den B2B Veranstaltungen auch Veranstaltungen im B2C Bereich abdecken.

Ein weiterer zentraler Punkt war die Automatisierung, beziehungsweise Teilautomatisierung von einzelnen Prozessen, wie beispielsweise die Online-Registrierung, Abrechnungsprozess, Teilnehmerverwaltung und Newsletter Marketing. Alle Informationen rund um die Veranstaltungen, wie Interessenten, Teilnehmer, Trainer, Rechnungen und Downloads, sollten in einer zentralen Datenbank hinterlegt werden.

Ziel ist es, ohne Systemwechsel die Veranstaltungen zu Pflegen und auf der Website per Klick zu veröffentlichen, Newsletter an Interessenten zu versenden und individuelle Berichte über relevante Kenngrößen zu erstellen. Neben diesen Anforderungen sollte auch die Internetseite technisch und gestalterisch zeitgemäß umgesetzt werden.

Konzeption

Bereits in den Vorgesprächen wurden die Vorteile von einer CRM-Lösung gemeinsam diskutiert und klassische Anwendungsfälle in einer Entwicklungsumgebung durchgespielt. Wie zum Beispiel die Suche nach einzelnen Veranstaltungen, Teilnehmern, Trainern oder Kunden über strukturierte Listenansichten, mit Filter und Sortiermöglichkeiten sowie direktem Zugriff auf den gewünschten Datensatz und verknüpften Informationen wie Veranstaltungen oder Rechnungen.

Die konkreten Projektziele wurden zum Projektauftakt im Rahmen eines Workshops gemeinsam abgesteckt und der Lösungsansatz einer CRM-basierten Lösung mit Anbindung an das TYPO3 CMS verfeinert. Die zentralen Prozesse wurden daraufhin in Form von Usecases und Prototypen vorgestellt, validiert und mit dem Kunden abgestimmt. Die gemeinsam erarbeitete Grobkonzeption wurde nachbereitend dokumentiert, um ein gemeinsames Verständnis vom Projektumfang sicher zu stellen und alle Belange der Mitarbeiter aus den Bereichen Veranstaltungsmanagement, Marketing und Administration entsprechend zu berücksichtigen.

Das anlegen von Veranstaltungen erfolgt innerhalb des CRM-Systems. Innerhalb dieser Events kann auf alle relevanten Datensätze, wie Kunden, Teilnehmer, Trainer, Downloads oder Aktivitäten zugegriffen werden, sodass ein Wechsel in andere Bereiche des CRM-Systems beim Anlegen und Verwalten von Veranstaltungen nicht erforderlich ist. Nach der Veröffentlichung der Veranstaltung wird diese auf der Website entsprechend dargestellt. Im Rahmen vom Management der Veranstaltungen werden alle Teilnehmer zu den jeweiligen Veranstaltungen strukturiert aufgelistet und können exportiert werden. Zusätzlich können auch an alle Teilnehmer E-Mails zur Erinnerungen oder weiterführenden Informationen zugesendet werden. 

Die Inhouse Angebote und die offenen Angebote werden übersichtlich in zwei unterschiedlichen Listenansichten dargestellt.  Dabei werden Datum, Titel, Zielgruppe (Führungskräfte, Mitarbeiter, etc.), Format (Seminar, Workshop, Event, etc.), Ort und bei den offenen Angeboten auch die Kosten ausgegeben. Über die Listenansicht kann entweder die Veranstaltung direkt gebucht oder die Detailansicht aufgerufen werden. In der Detailansicht werden die Veranstaltungen kurz beschrieben und daraufhin gezielt die Inhalte, die Ziele und die Lernmethoden der Veranstaltungen vorgestellt. 

In der jeweiligen Detailansicht werden grundsätzlich auch die darauffolgenden Veranstaltungstermine, Teilnehmeranzahl, Trainer, Kosten und Leistungen sowie der Zeitraum angezeigt. Eine oder mehrere Veranstaltungen können direkt in den Warenkorb gelegt werden und nach Eingabe der erforderlichen Daten auch direkt kostenpflichtig bestellt werden. Nach einer erfolgreichen Bestätigung zur Teilnahme im Frontend erhält der Teilnehmer automatisch eine Reservierungsbestätigung in textlicher Form per Mail sowie die Rechnung als PDF-Dokument. Bei diesem Prozess werde alle Daten des Teilnehmers direkt im CRM gespeichert und die entsprechende Veranstaltung und Rechnung zugeordnet. Selbstverständlich können Teilnehmer die sich gern telefonisch oder vor Ort anmelden auch direkt über das System erfasst werden.

Die Trainer werden ebenfalls in einem eigenen Modul verwaltet und die individuellen Kostensätze und Verrechnungssätze pro offener Veranstaltungen (B2C) oder firmeninternen Veranstaltungen (B2B) können pro Veranstaltungstyp, Kunde und Trainer individuell definiert werden. Auf Basis der hinterlegten Kostensätze bei dem entsprechenden Trainer kann direkt eine Bestellung erstellt und aus dem System per Mail versendet werden. Sobald diese von dem Trainer angenommen wird kann der Status entsprechend angepasst werden. Nach Abschluss der Veranstaltung kann die Bestellbestätigung des Trainers in eine Eingangsrechnung umgewandelt und somit ein weiterer Schritt teilautomatisiert werden. Sollten zusätzliche Spesen entstanden sein, können diese als Ausgaben entsprechend ergänzt werden. 

Nach der erfolgreichen Registrierung zu einer Veranstaltung kann über die Webseite der Login für den Self Service Bereich direkt angefordert werden. Innerhalb des Login Bereichs können die Teilnehmer Ihre persönliche Daten bei Bedarf aktualisieren. Zusätzlich werden die bereits besuchten Veranstaltungen aufgelistet und weiterführende Informationen zu der Veranstaltung können einfach heruntergeladen werden, wie beispielsweise Präsentationen, Fotokolle oder vergleichbares. 

Lösung

Eingesetzt wurde das CRM System 1CRM, welches die erforderlichen Module wie Trainer, Kunden und Veranstaltungen bereits von Haus aus mitbrachte. Hier wurden im Großen und Ganzen nur einzelne Module personalisiert und die Datenmigration auf Basis Kettle Pentahoe durchgeführt. Der Fokus lag viel mehr auf der Schnittstelle zu dem CMS-System TYPO3, welches eingesetzt werden sollte.  Die bestehende JSON-Webservice Schnittstelle der CRM-Lösung musste hier entsprechend erweitert werden, um unter anderem den Check-Out Prozess abbilden zu können.

Auf der anderen Seite wurde einen TYPO3 Extension auf Basis von Extbase entwickelt, welche auf die  bereitgestellten Daten aus dem CRM zugreifen kann und diese entsprechend verarbeitet und auf der Website bereitstellt. Die TYPO3-Extension implementiert einen Authentifizierungsservice gegen das CRM-System. Hierdurch können Portalbenutzer und deren Berechtigungen über das CRM verwaltet werden. Veranstaltungen und Firmendaten werden in der Erweiterung auf Basis eines generischen CRM Objektes dargestellt. Hierüber lassen sich mit überschaubarem Aufwand beliebige CRM Daten in einem Web-Portal anzeigen.

Vorteile

Folgende Vorteile ergeben sich für M2M Consulting durch die CRM-basierte Veranstaltungssoftware:

  • Webbasierte und damit ortsunabhängige Lösung, die maximale Flexibilität bietet
  • Grundlegende CRM-Funktionen stehen in allen Modulen zur Verfügung
  • Zentrale Veranstaltungsverwaltung von Inhouse und offenen Angeboten
  • Übersichtliche und informative Veröffentlichung der Veranstaltungen auf der Internetseite
  • Automatisierter Registrierungs- und Abrech nungsprozess für offene Angebote
  • Integrierte Newsletterverwaltung, Versand und Monitoring
  • Professionelles Controlling ermöglicht individuellen Report anhand relevanter Kennzahlen
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