visual4 GmbH
 
 

Briefing

TourComm Germany ist eine Tourismus- und Destinationsmarketing-Agentur, die in verschiedenen Märkten für verschiedene Kunden tätig ist. Wir repräsentieren unsere Kunden (z. B. Bundesländer und Regionen wie die Pfalz oder Baden-Württemberg sowie Attraktionen wie die Autostadt) im Ausland (z. B. UK, USA, Dänemark) und führen für diese verschiedenen Marketingmaßnahmen durch (z. B. Post-Mailings, Newsletter-Versand, Sales Calls, Telesales). Zusätzlich bietet TourComm verschiedene Marketing-Tools für touristische Unternehmen wie beispielsweise Hotels und Tourismusbüros an.

Das zum Projektbeginn bestehende System fand auf Grund mangelnder Benutzerfreundlichkeit wenig Zuspruch bei den Mitarbeitern und war entsprechend nur unvollständig gepflegt. Das Durchführen von Maßnahmen und ausführen von Berichten war mit einem hohen Zeitaufwand verbunden daher der Wunsch nach zentraler Datenhaltung.

Ziel war es daher allen Mitarbeitern über eine zentrale Datenbank alle relevanten Kundendaten und Informationen, über ein CRM-System strukturiert und übersichtlich bereitzustellen. Die Funktionen der im Einsatz befindlichen Newsletter Marketing Software sollten ebenfalls durch die CRM-Lösung abgedeckt werden.

Analyse

Im Vorfeld wurden Schnittstellen zu bestehenden Systemen wie Outlook und dem verwendeten Newsletter-System gemeinsam erörtert. Das Thema Newsletter Marketing sowie die Erstellung und Verwaltung der Newsletter Templates über einen grafisch ansprechenden Editor hat sich dabei als wichtigster Baustein herauskristallisiert. Der Mehrwert einer zentralen Datenbank mit allen Kundendaten auf einen Blick lag auf der Hand. Daher wurde gemeinsam entschieden die bereits in dem CRM System vorhandene Kampagnen- und Newsletter-Funktionalität so zu erweitern, dass das bisher verwendete Newsletter-System von dem neuen CRM System abgelöst werden kann.

Die Herausforderung bestand darin den Mitarbeitern, einen in info@hand integrierten Editor zur Erstellung von HTML-Newsletter Templates beziehungsweise Vorlagen, an die Hand zu geben. Dieser Editor soll es Mitarbeitern ohne HTML-Kenntnissen ermöglichen durch intuitive Menüführung eigene Vorlagen zu erstellen, bearbeiten  und zu sichern.

Umsetzung

Die anhand der Anforderungen entwickelte Lösung von visual4 stellt den TourComm Mitarbeitern vorgefertigte Layout- und Inhaltselemente zur Verfügung die über Drop-Down Menüs direkt ausgewählt und in die Vorlage eingefügt werden können.

Diese vorgefertigten Layoutelemente enthalten z.B. Container für mehrspaltige Layouts, Bilder, Textbausteine, Überschriften und Fußzeile. Die Formatierung der Textbausteine erfolgt wie gewohnt  über Menüs hier sind bereits zusätzlich gewünschte Schriftarten hinterlegt und natürlich können Schriftgröße, Schriftfarbe und zusätzliche Formatierungen direkt über Schaltflächen verändert werden.

Der Editorbietet zusätzlich die Möglichkeit die einzelnen in der Vorlage enthaltenen Elemente per Drag&Drop an- bzw. umzuordnen. Genauso können einzelne Elemente auch wieder einfach entfernt werden. Innerhalb der Vorlagen können von info@hand bereitgestellte Platzhalter eingefügt werden. Das ermöglicht Vorlagen zu erstellen die auf im System vorhandene Daten zugreift um z.B. personalisierte Anreden zu erstellen. Info@hand bietet hier die Möglichkeit auf Kontakt- sowie auf Firmendaten zurückzugreifen.

Die so erstellten Vorlagen lassen sich in info@hand speichern und für Mail- und Newsletter Kampagnen verwenden. Die gewünschten Empfänger können Kundenspezifisch in sogenannten Verteiler- oder  Zielkundenlisten zusammengestellt werden und der entsprechenden Kampagne zugeordnet werden. Zusätzlich können auch definierte Variablen wie Anrede oder Region in den Mail- und Newsletter-Kampagnen eingesetzt werden, um eine möglichst persönliche und zielgerichtete Ansprache zu ermöglichen

Da  TourComm mit Ihren Marketingaktivitäten auch sehr stark im Ausland vertreten ist, hat visual4 info@hand zusätzlich um eine sehr hilfreiche Funktion zur Adressformatierung erweitert. Die Länderspezifischen Adressformatierungen werden für den Serienbriefversand automatisch anhand des Landes erkannt und entsprechend eingefügt.

Neben diesem zentralen Bestandteil wurde die Oberfläche noch über das integrierte Studio personalisiert und Felder individuell angepasst und eingefügt, um eine bedienungsfreundliche Oberfläche mit allen relevanten Daten für die Mitarbeiter zu ermöglichen.


 
 

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