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Briefing

Peer Software ist ein international agierendes Softwareunternehmen, das seit über 20 Jahren Lösungen für Backup und Datensynchronisierung anbietet. Der deutsche Vertrieb setzt schon seit mehreren Jahren erfolgreich auf info@hand für Vertrieb, Vertriebssteuerung, Vertragsverwaltung, Faktura und Reporting.

Mit dem Ziel, das aktuell im internationalen Vertrieb eingesetzte Dynamics CRM von Microsoft durch die im deutschen Vertrieb bewährte All-in-One CRM-Lösung info@hand abzulösen, musste das CRM die drei Depandancen von Peer Software - USA, Deutschland und Hongkong - als eigene Mandanten abbilden.

Das bestehende CRM-System von Microsoft ist aufgrund der hohen laufenden Kosten für Lizenzen und Support sowie der Flexibilität im Bereich der Personalisierung nicht in die engere Auswahl gekommen. Denn die Umsetzung einer mandantenfähigen CRM-Lösung ist bei den meisten properitäre Systeme  weit aus kostenintensiver als für quelloffene CRM-Lösungen wie beispielsweise sugarcrm oder info@hand CRM.

Umsetzung

Durch eine übergreifende Datenbasis entsteht so in Kombination mit der globalen Verteilung des Unternehmens ein klarer Wettbewerbsvorteil in Service und Vertrieb. Auf der anderen Seite müssen natürlich die landesspezifischen Vorschriften eingehalten werden und z.B. eine getrennte Rechnungslegung und Auswertung der einzelnen Mandanten möglich sein.

Ermöglicht wird dies mit der CRM-Erweiterung "CRM-Mandant 2.0". Über das Erweiterungsmodul können innerhalb von info@hand beliebig viele Mandanten angelegt werden. Jeder Mandant erhält automatisch einen eigenen Rechnungskreis. Alle relevanten Systemeinstellungen können mithilfe des Moduls auf mandantenebene konfiguriert werden.  Um eine klare Zuordnung der Zuständigkeit zu gewährleisten, wird jeder Mitarbeiter genau einem Mandanten zugeordnet, für den er dann auch die Kunden verwaltet und Rechnungen erstellt. Übergreifende Zugriffsberechtigungen können flexibel über Teams und die Berechtigungssteuerung in info@hand konfiguriert werden.

Folgenden Funktionen werden von dem "CRM-Mandant 2.0" unterstützt:

  • Verwaltung von beliebig vielen Mandanten im CRM-System
  • Mandantenspezifische Systemeinstellungen 
  • Eigene Nummernkreise für Angebote, Aufträge, Rechnungen, Zahlungen und Lieferscheine
  • Direkte Mandantenzuordnung von Kunden und Mitarbeitern
  • Flexible Zugriffssteuerung, übergreifend, pro Mandant getrennt, oder als Kombination aus beidem je nach Rolle der Mitarbeiter
  • Getrenntes und Mandantenübergreifendes Reporting und Berichtswesen
  • Vertriebssteuerung auf Team-, Mandanten- oder globaler Ebene

Dadurch können ganze Unternehmensgruppen auf ein CRM-System setzen welches die jeweiligen Einzelunternehmen der Unternehmensgruppe als gesonderte Mandanten abbildet. Somit wird gewährleistet das pro Mandant eine geschlossenen Datenbasis und organisatorisch getrennte Einheit im System abgebildet werden kann. Grundsätzlich werden in einem mandantenfähigen System mandantenübergreifende und mandantenabhänige Daten differenziert. Allgemeine Objekte und Daten die übergeordnet für alle Mandanten gleich sind wie Länder, Währungen, Rabatte, etc. sind mandantenübergreifende Daten. Daten und Objekte die pro Mandant individuell konfiguriert werden können wie beispielsweise Nummernkreise für Angebote und Rechnungen. 

Dadurch können nicht nur bei der Implementierung Kosten eingespart werden sondern auch bei Schulung, Wartung und Hosting reduzieren sich die Kosten erheblich. 

Meinungsbild

"Ohne die Funktionalitäten und Möglichkeiten von info@hand, könnten wir mit unserer Teamgrösse international nur einen kleinen Teil unseres aktuellen Kundenstamms betreuen."

Claus Schroeder, internationaler Vertriebsleiter Peer Software GmbH

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