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Open Source CRM-Software im Vergleich: info@hand, SugarCRM, vtiger CRM und XRMS

Aufgrund der vielen unterschiedlichen Open Source CRM-Systeme ist es nicht einfach den Überblick zu behalten. visual4 hat aus diesem Grund die webbasierten CRM Lösungen info@hand, vtiger CRM, XRMS und SugarCRM im Bezug auf die Eignung für den Einsatz in kleinen und mittleren Unternehmen (KMUs) bewertet und miteinander verglichen.

Diese Seite bietet Ihnen einen strukturierten Überblick über die verglichenen Open Source CRM-Systeme. Zusätzlich können weitere Detailinformationen in der jeweiligen Bewertung der einzelnen Bereiche pro CRM-Programm aufgerufen werden. Vor der Auswahl eines CRM-Systems ist es wichtig, die firmeninternen Prozesse, vorhandenen Systeme und Anwendungsgebiete für ein CRM zu analysieren. Jedes der gezeigten Softwarelösungen hat seine speziellen Vorzüge, daher kann ein Vergleich, der ausschliesslich auf den enthaltenen Funktionen basiert nur bedingt zur passenden Software führen. Entscheidend ist in den häufigsten Fällen, wie gut sich mit der CRM-Lösung die bestehenden Prozesse abbilden lassen, oder inwieweit bestehende Anwendungen und Daten in das CRM integriert werden können.

CRM Kontaktmanagement im Vergleich

Das Unternehmen des Kunden steht im Mittelpunkt und bildet dadurch das zentrale Element des CRM-Prozesses. Alle Module und Funktionen innerhalb des CRM-Systems gruppieren sich um die Kundenverwaltung, damit der Kunde effektiver und individueller betreut werden kann und die möglichen Potentiale zu beiderseitigem Nutzen ausgeschöpft werden können. Dadurch nimmt das Kontaktmanagement bei CRM-Systemen eine wesentliche Rolle im Alltag ein und sollte einfach und komfortabel die Grundfunktionalitäten zur Erfassung, Speicherung und Verwaltung von Organisationen und Kontakten ermöglichen. Je nach Anforderung an die CRM-Software sollten auch Organisationsstrukturen und Beziehungen zwischen Unternehmen unterstützt werden. 

XRMS CRM vtiger CRM SugarCRM info@hand
Weitere Informationen zu Kontaktmanagement Details Details Details Details
Firmen und Organisationen
Organisationsstruktur
Kontakte
Firmenzusammenfassung
Beziehungsmanagement
Features gesamt (5/5) (4/5) (4/5) (5/5)
Gesamtbewertung

CRM Vertrieb- und Marketing-Funktionen im Vergleich

Neu gewonnene Kontakte werden erfasst und durch das Marketing und den Vertrieb zu Kunden entwickelt. Dieser Prozess sollte von dem CRM-System unterstützt werden. Grundsätzlich werden hier Werkzeuge wie z.B. Import, Kampagnen, Serienbriefe, E-Mailings etc. zur Verfügung gestellt. Um die CRM-Prozesse zu vereinfachen werden die Module untereinander verknüpft und die Prozesse als Workflow hinterlegt. Die vorgestellten CRM-Lösungen decken dies jedoch nur teilweise ab, hier lohnt es sich die Anforderungen auf einem Testsystem im Detail zu evaluieren.

XRMS CRM vtiger CRM SugarCRM info@hand
Weitere Informationen zu Vertrieb und Marketing Details Details Details Details
Leadverwaltung
Kampagnen
Serienbrief
E-Mailings
Chancen
Anfrage / Angebot
Auftrag / Lieferung
Rechnungen
Warenwirtschaft (ERP)
Workflow, Sales Automation
Features gesamt (6/10) (10/10) (6/10) (10/10)
Gesamtbewertung

CRM Schnittstelle zu Online-Shops im Vergleich

Der Funktionsumfang der aufgeführten CRM-Systeme beinhaltet teilweise auch ein Warenwirtschaftssystem. Hier bietet es sich an, dass die Bestellungen, die über einen Online-Shop generiert werden auch direkt in der CRM-Software angezeigt, der Kunde angelegt und die Bestellung über das CRM abgewickelt werden kann. Das ermöglicht eine zentrale Verwaltung aller Kundendaten und reduziert mögliche Redundanzen. Die Zielkunden können so auch über Kampagnen nach Produktgruppen individuell segmentiert und personalisiert angesprochen werden.

XRMS CRM vtiger CRM SugarCRM info@hand
Weitere Informationen zu E-Commerce Details
E-Commerce
Features gesamt (0/1) (0/1) (0/1) (1/1)
Gesamtbewertung

CRM Support Funktionen im Vergleich

Um eine langfristige Kundenbindung zu erreichen ist die Kundenzufriedenheit ein wichtiges Kriterium. Unter Support fallen alle Funktionalitäten des CRM-Systems, die die Servicefallverwaltung und die Verfolgung von Anfragen einfach ermöglichen. Im Idealfall kann der Kunde auch über ein Self-Service-Portal auf seine Anfragen zugreifen und den Status einsehen. Der Funktionsumfang der aufgeführten Softwarelösungen variiert auch hier sehr starkt zwischen den einzelnen Lösungen und sollte im Vorfeld geprüft werden.

XRMS CRM vtiger CRM SugarCRM info@hand
Weitere Informationen zum Support Details Details Details Details
Servicefallverwaltung und -verfolgung
Serviceverträge
Features gesamt (1/2) (1/2) (1/2) (2/2)
Gesamtbewertung

CRM Kommunikationsunterstützung im Vergleich

Die Kommunikationsunterstützung innerhalb der CRM-Software umfasst die gesamte Steuerung, Synchronisation und Archivierung aller Kommunikationskanäle zum Kunden. Durch den zielgerichteten Einsatz kann die Kommunikation zwischen Kunden und Unternehmen effizienter gestaltet werden. Die durchgängige Kontakthistorie ermöglicht eine Auswertung der Kommunikation und die kontinuierliche Optimierung. Dabei wird zwischen Telefonaten, E-Mails, Terminen und Notizen unterschieden. Für die genannten Programme werden auch Plugins zur Synchronisierung der Mails mit Microsoft Outlook oder eine Anbindung an Microsoft Exchange von Drittanbietern zur Verfügung gestellt.

XRMS CRM vtiger CRM SugarCRM info@hand
Weitere Informationen zur Kommunikationsunterstützung Details Details Details Details
Telefonate
CTI Integration
Aktivitäten
Termine
Kontakt-Historie
E-Mails
Notizen
Features gesamt (7/7) (6/7) (6/7) (7/7)
Gesamtbewertung

CRM Kollaborations- und Informationsmanagement im Vergleich

In CRM-Systemen unterstützt das Kollaborations- und Informationsmanagement die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit, Verwaltung und Bearbeitung von Daten und Informationen. Über eine Rechteverwaltung und Freigaben können die Zugriffe auf die einzelnen Objekte definiert werden.

XRMS CRM vtiger CRM SugarCRM info@hand
Weitere Informationen zum Kollaborations- und Informationsmanagement Details Details Details Details
Projektmanagement
Projektphasen / Aufgaben
Dokumentenmanagement
Personalmanagement
Wiki
Chat
Self Service-/ Kundenportal
Features gesamt (3/7) (3/7) (3/7) (7/7)
Gesamtbewertung

CRM Analyse- und Reporting im Vergleich

Durch die Analyse- und Reportingfunktionen im CRM-System können alle Informationen im Marketing, Vertrieb und Support systematisch erfasst und ausgewertet werden. Auf Basis der erzeugten Berichte kann die entwickelte Strategie überprüft und gegebenenfalls einzelnen Prozesse optimiert oder Vorgänge im Marketing, Vertrieb und Support angestoßen werden. Eine individuelle Konfiguration der Berichte stellt einen hohen Mehrwert dar.

Die CRM-Lösungen unterscheiden sich auch hier grundlegend, da teilweise nur vorkonfigurierte Berichte zur Verfügung stehen und auf der anderen Seite grafische Oberflächen zur Verfügung gestellt werden über welche modulübergreifend und mit und oder Verknüpfungen gearbeitet werden kann.

XRMS CRM vtiger CRM SugarCRM info@hand
Weitere Informationen zur Analyse und Reporting Details Details Details Details
Umsatzprognose
Berichtskonfigurator
Dashboard
Features gesamt (2/3) (3/3) (2/3) (3/3)
Gesamtbewertung

Administrative CRM Funktionen im Vergleich

Die administrativen Funktionen erlauben die Verwaltung, Rechtevergabe und Personalisierung des CRM-Systems über einen grafische Oberfläche über welche neben den Basisdaten auch individuelle Felder, Drop-Downs und Layouts für die einzelnen Module erstellt werden können. Eine einfache Handhabung ist vor allem für kleine bis mittelständische Unternehmen (KMUs) von großem Interesse, um die Unternehmensprozesse in der CRM-Lösung abbilden und einfach den Marktveränderungen anpassen zu können.

XRMS CRM vtiger CRM SugarCRM info@hand
Weitere Informationen zu Administrative Funktionen Details Details Details Details
Rechteverwaltung
Personalisierung Benutzeroberfläche
Sprachpakete
Workflow
Datumsformatierung
Zeitzonen
Import
Export
Dublettencheck
Features gesamt (9/9) (7/9) (8/9) (9/9)
Gesamtbewertung

CRM Erweiterbarkeit im Vergleich

Die Erweiterbarkeit eines CRM-Systems ist elementar, um unternehmensspezifische Anforderungen abzubilden und Insellösungen zu vermeiden. Daher haben leistungsfähige Schnittstellen zwischen CRM und ERP (Enterprise Ressource Planning) einen hohen Stellenwert, zudem sollten individuelle Plug-Ins in das CRM-System eingebunden werden können. Doch der CRM-Vergleich zeigt, dass die Erweiterbarkeit der Systeme sehr unterschiedlich ausfällt.

XRMS CRM vtiger CRM SugarCRM info@hand
Weitere Informationen zur Erweiterbarkeit Details Details Details Details
Benutzerdefinierte Felder
Programmierung
Features gesamt (2/2) (2/2) (2/2) (2/2)
Gesamtbewertung

CRM Softwareinstallation und Wartung im Vergleich

Gerade bei kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMUs) sind eine einfache Installation und Wartung der CRM-Software ein ausschlaggebendes Kriterium für die Entscheidungsfindung. Da bei Open Source-Lösungen keine Lizenzgebühren anfallen, bestimmen die Kosten für Installation und Wartung den TCO (Total Cost of Ownership).

XRMS CRM vtiger CRM SugarCRM info@hand
Weitere Informationen zur Softwareinstallation und Wartung Details Details Details Details
Installationsassistent
Erweiterungen installieren
Features gesamt (2/2) (2/2) (2/2) (2/2)
Gesamtbewertung

CRM Plug-Ins im Vergleich

Durch Plug-Ins können die CRM-Systeme um zusätzliche Funktionalitäten ergänzt werden. Ein wichtiger Aspekt sind hier die zur Verfügung gestellten Schnittstellen der CRM-Lösungen, um Plug-Ins möglichst einfach in das CRM-System integrieren zu können.

XRMS CRM vtiger CRM SugarCRM info@hand
Weitere Informationen zu Plug-Ins Details Details Details Details
Office Integration
Outlook Integration
Features gesamt (1/2) (2/2) (1/2) (2/2)
Gesamtbewertung

CRM Bedienungsfreundlichkeit im Vergleich

Die Grundlage eines CRM-Systems muss eine intuitiv zu bedienende Oberfläche aufweisen, in der alle Informationen erfasst und dargestellt werden. Ein wesentlicher Faktor ist eine konsistente Struktur, die dem Anwender eine gute Orientierung bietet. Dies kann zusätzlich durch eine durchgängige Farbgebung und durch die Verwendung von Symbolen unterstützt werden. Zusätzlich spielt auch die Performance eine wichtige Rolle. Denn im täglichen Umgang mit der CRM-Software erhöht eine intuitive Benutzeroberfläche mit guter Performance maßgeblich die Akzeptanz der Anwender, die im Mittelpunkt stehen, erhöht.

XRMS CRM vtiger CRM SugarCRM info@hand
Weitere Informationen zur Bedienungsfreundlichkeit Details Details Details Details
Layout
Look & Feel
Usability
Features gesamt (3/3) (3/3) (3/3) (3/3)
Gesamtbewertung
***** sehr gut    
**** gut    
*** befriedigend    
** ausreichend    
* ungenügend    
Kein Stern Funktion nicht vorhanden    

CRM-Vergleich - Fazit

Jedes der oben vorgestellten CRM-Systemen bietet Klein- und Mittelständischen Unternehmen (KMUs) ein hohes Maß an Funktionalität. Eine allgemein gültige Aussage und Bewertung über die einzelnen CRM-Lösungen kann jedoch nur bedingt vorgenommen werden, da die Einschätzung stark vom Einsatzzweck, der Prozesse und der Arbeitsweise abhängt. Ziel des CRM-Vergleichs ist es Entscheidungsträger bei der Beantwortung der Frage zu unterstützen, ob eines der CRM-Systeme bei der Evaluation in die engere Wahl gezogen werden kann.


Das kommerzielle CRM-System info@hand ist eine All-in-One Lösung welche sich vorallen durch den großen Funktionsumfang von den anderen CRM-Systemen abhebt. Neben den Standardfunktionen bietet info@hand unter anderem einen schlüssigen Workflow vom Angebot bis zur Auftragsbestätigung und Rechnungsstellung, ein umfangreiches Kundenportal (Self-Service-Portal), integrierten Online Shop, Projektmanagement, Zeiterfassung, einfache Personalisierung über das integrierte Studio, etc. Zudem fallen die Lizenzgebühren nur einmalig an, welche das CRM-System aus wirtschaftlicher Sicht sehr interessant macht. info@hand basiert auf der Community Edition von SugarCRM und ist vom Funktionsumfang mit der Enterprise beziehungsweise Professional Edition von SugrarCRM vergleichbar. Dadurch können viele der Plug-Ins von sugarCRM auch für info@hand eingesetzt werden.

Das CRM System vtiger bietet grundsätzlich einen sehr großen Funktionsumfang. Insbesondere der vor allem für klein und mittelständische Unternhemen (KMUs) wichtige Baustein Warenwirtschaft mit Angebots-, Bestellungs- und Rechnungswesen ist Bestandteil der Open Source Version. Hier fehlen höchsten Details wie ein umfangreiches Berichtwesen, Gutschriften, wiederkehrende Rechnungen, Partner und Projektaufgaben im Bereich Projektmanagement. vtiger CRM ist durch seine ansprechende intuitive Oberfläche einfach zu bedienen und ermöglicht eine gute Office Integration. Das CRM-System steht als Open Software Lizenz zur Verfügung.

SugarCRM ist eines der populärsten CRM-Systeme. Doch in der Community Edition sugarCRM CE, welche als Open Source Software zur Verfügung steht sind je nach Einsatzbereich teilweise grundlegende Funktionen wie beispielsweise das Angebots und Rechnungswesen, Worklfows, Kundenportal und Vertragswesen nicht mit an Board. Zudem wird die SugraCRM CE Edition ab 2014 nicht mehr weiterentwickelt, so dass dies aus unserer Sicht keine langfristige Lösung sein kann. Doch sugarCRM bietet natürlich auch kommerziellen Versionen wie an, wie Sugar Professional, Sugar Corporate, Sugar Enterprise und Sugar Ultimate. Diese Versionen bieten eine große Funktionsvielfalt im Marketing Vertrieb und Support. SugarCRM ist sehr gut skalierbar und bietet einfache Möglichkeiten der Anpassung des Layouts die auch ohne Programmierkenntnisse umgesetzt werden können. Allerdings werden bei den kommerziellen Open Source Versionen die Lizenzgebühren jährlich fällig.

Das CRM System XRMS ist äußerst schlank und setzt auf die Basis-Funktionen von CRM-Systemen wie Marketing, Vertrieb und Support. Das System ist durch die durchdachte Datenbankstruktur einfach erweiterbar, um beispielsweise Daten aus ERP-Systemen direkt beim Kunden im CRM anzuzeigen. Die Rechteverwaltung ist objektbasiert und kann feingranular konfiguriert werden. Die aktuelle Version von XRMS auf Sourceforge ist jedoch bereits in die Jahre gekommen wie auch die Bedienungsoberfläche. Daher würden wir auch an dieser Stelle von einem Einsatz der Software absehen. Das CRM-System XRMS steht unter einer Open Source Lizenz und ist ohne Lizenzkosten verfügbar.

Voraussetzungen für den Einsatz von Open Source CRM-Systemen

Die hier vorgestellten CRM-Systeme sind webbasiert und lassen sich über einen Browser komfortabel bedienen. Alle Systeme basieren auf der Programmiersprache PHP. Das heißt, sie lassen sich unter anderem auf dem weit verbreiteten LAMP-Stack (Linux, Apache, MySQL, PHP) installieren. Eine zusammenfassende Darstellung der Anforderungen der hier dargestellten CRM Software-Lösungen vermittel die Abbildung Voraussetzung für Open Source CRM Systeme.

XRMS CRMvtiger CRMSugarCRMinfo@hand
Kompatible BetriebssystemeLinux, Windows®Linux, Windows®Linux, Windows®Linux
Empfohlene WebserverApache, IISApacheApache, IISApache, IIS
DatenbankenADOdb, MSSQL, MySQLMySQL PostgreSQLMySQLMySQL
SkriptsprachenPHPJavaScript, PHP, Visual BasicPHPPHP, JavaScript
LizenzenGNU GPLSPLSPL

Weiterführende Informationen zu den CRM-Software Lösungen:


Copyright und Warenzeichen

Der Vergleich der CRM-Softwarelösungen wurde mit der größtmöglichen Sorgfalt erarbeitet und zusammengestellt. Dennoch können Fehler nicht ausgeschlossen werden. Die Verfasser weisen ausdrücklich darauf hin, dass weder eine Garantie noch die juristische Verantwortung oder Haftung für Folgen aufgrund fehlerhafter Angaben übernommen werden. Die Verfasser sind gegenüber Fehlermitteilungen und Verbesserungsvorschlägen aufgeschlossen.

Veröffentlicht von: Christoph Plessner

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